A perda de um ente querido inaugura um período profundamente delicado para qualquer família, marcado por sentimentos de luto, adaptação e a necessária reorganização da rotina doméstica. Simultaneamente a esse contexto emocional desafiador, os familiares se veem diante de demandas estritamente práticas que precisam de atenção, abrangendo desde a reunião de certidões e a gestão do patrimônio até a verificação de eventuais dívidas deixadas e a condução formal da sucessão. Diante desse cenário complexo, o inventário extrajudicial, que é realizado de maneira ágil por meio de escritura pública lavrada diretamente em cartório, desponta frequentemente como uma alternativa consideravelmente mais célere e menos burocrática para a resolução dos bens, desde que cumpridos rigorosamente todos os requisitos determinados pela legislação vigente. Quando os herdeiros alcançam total harmonia na divisão e conseguem reunir todos os papéis exigidos, o procedimento transcorre com expressiva rapidez, poupando os envolvidos de desgastes emocionais prolongados e desnecessários durante um momento já vulnerável.
Contudo, é fundamental compreender que cada processo sucessório carrega características intrínsecas e particularidades que exigem atenção redobrada dos profissionais envolvidos na condução do caso. Fatores como a complexidade da composição familiar, o regime de bens adotado no casamento ou união estável do falecido, a eventual existência de um testamento registrado, a diversidade e a localização do patrimônio, além da presença de obrigações financeiras pendentes, exercem influência direta sobre a forma como o inventário precisará ser estruturado. “Por isso, a análise individualizada, com orientação jurídica adequada e sensibilidade para o momento vivido pelos herdeiros, é fundamental”. Vanessa Suhett, presidente da Comissão da Advocacia Extrajudicial em Cartórios da OAB-RJ. Dessa forma, pular etapas ou tentar resolver a situação sem o suporte técnico necessário pode gerar entraves burocráticos graves e atrasar a conclusão da partilha dos bens.
O planejamento inicial e a importância da assessoria jurídica
O ponto de partida para a realização do inventário em cartório exige cautela e planejamento prévio por parte dos familiares que ficaram responsáveis pela condução do espólio. De acordo com as diretrizes apontadas por especialistas na área extrajudicial, a primeira atitude a ser tomada nunca deve ser a de simplesmente comparecer a uma serventia notarial sem qualquer preparo prévio. O caminho correto começa com a contratação de um advogado particular ou a busca pelos serviços de um defensor público, cuja função primordial será analisar detalhadamente todo o cenário familiar e o conjunto de bens deixados. Esse profissional examinará o estado civil do autor da herança, identificará corretamente quem são os legítimos sucessores, fará o levantamento completo do patrimônio ativo e passivo e checará a existência ou não de disposições de última vontade.
Além disso, o profissional do direito precisará averiguar minuciosamente a situação documental de cada item que compõe o monte-mor, com especial atenção voltada para os bens imóveis e para as obrigações tributárias inerentes à transmissão hereditária. “Por isso, o primeiro passo não deve ser simplesmente 'ir ao cartório'. É importante fazer uma análise jurídica prévia, para verificar se aquela sucessão pode ser resolvida pela via extrajudicial e quais providências serão necessárias”, afirmou Vanessa. Outro aspecto de máxima relevância nessa fase preliminar diz respeito à verificação de testamentos deixados pelo falecido. Embora a via extrajudicial fosse historicamente restrita a casos sem testamento, a regulamentação atual estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça já admite a lavratura da escritura pública de inventário mesmo com a presença de testamento, desde que observadas estritamente as regras da Resolução CNJ nº 35/2007.
Reunião da documentação e o papel dos cartórios de notas
Superada a etapa de planejamento estratégico e análise jurídica inicial, a família, devidamente orientada por seu representante legal, deve escolher um cartório de notas de sua preferência para dar andamento formal ao processo. Nessa fase, a apresentação de uma vasta gama de documentos comprobatórios torna-se obrigatória para embasar a escritura pública de inventário e partilha. Entre os papéis rotineiramente exigidos pelas serventias constam a certidão de óbito, os documentos de identificação pessoal contendo RG e CPF tanto da pessoa falecida quanto do cônjuge, companheiro e de todos os herdeiros, além de certidões de nascimento ou casamento devidamente atualizadas. Dependendo de cada caso concreto, também será preciso apresentar o pacto antenupcial, comprovações oficiais de união estável e a certidão que ateste a existência ou ausência de registros testamentários.
O acervo documental exigido não se resume aos dados pessoais, estendendo-se profundamente à comprovação da propriedade dos bens deixados pelo de cujus. Isso engloba certidões de matrícula atualizadas e escrituras de imóveis urbanos ou rurais, carnês de IPTU, documentos de veículos automotores, extratos bancários atualizados, aplicações financeiras, papéis referentes a cotas sociais de empresas e informações detalhadas sobre eventuais dívidas. Também são necessários os documentos específicos exigidos para o cálculo e o recolhimento do imposto de transmissão. Segundo os tabeliães, como a lista exata de exigências pode oscilar conforme o tipo de patrimônio, o estado da federação e as normas locais de cada corregedoria, o mais prudente é realizar uma consulta prévia ao cartório escolhido para que a equipe possa conferir a pasta e orientar sobre pendências.
Conclusão da minuta e a transferência definitiva dos bens
Após a rigorosa conferência de toda a papelada apresentada, a equipe do cartório de notas elabora a minuta preliminar da escritura pública de inventario e partilha, que funcionará como o rascunho oficial do documento final. Esse texto é enviado para a análise minuciosa dos herdeiros e do advogado responsável, garantindo que todas as vontades e divisões estejam rigorosamente corretas e de acordo com o que foi planejado. Estando o conteúdo aprovado por todas as partes envolvidas, a escritura pode ser assinada de forma presencial na própria serventia ou, caso sejam cumpridos todos os requisitos técnicos exigidos, de maneira totalmente eletrônica por meio da plataforma digital especializada conhecida como e-Notariado.
Apesar da relevância da lavratura da escritura pública, é preciso destacar que o documento notarial por si só não conclui todas as burocracias necessárias para a efetiva posse dos bens pelos herdeiros. A tabeliã do 21º Ofício do Rio de Janeiro e professora Vanele Falcão esclarece que a escritura encerra a fase do inventário em cartório, mas ainda demanda a apresentação do ato aos órgãos competentes pela administração de cada patrimônio específico. No caso de propriedades imobiliárias, a escritura precisa ser protocolada no Cartório de Registro de Imóveis competente; já os veículos devem ter a titularidade transferida junto ao órgão de trânsito estadual, enquanto os valores depositados em contas bancárias ou aplicações financeiras são liberados diretamente pelas instituições de crédito mediante a apresentação do documento. “A escritura é o documento que permite efetivar essas transferências”, disse a tabeliã.
Participação de herdeiros menores de idade ou incapazes
Uma dúvida muito comum entre as famílias que buscam a via extrajudicial refere-se à presença de herdeiros menores de idade ou legalmente incapazes entre os sucessores. É importante ressaltar que o fundamento primordial do inventário extrajudicial continua sendo a existência de consenso absoluto entre todos os interessados no tocante à divisão dos bens. No entanto, a legislação evoluiu para garantir que a menoridade ou a incapacidade civil não representem, por si sós, um obstáculo intransponível que proíba automaticamente a realização do procedimento de forma rápida em cartório, evitando-se assim a via judicial obrigatória em determinados cenários.
Nesse sentido, a Resolução CNJ nº 571/2024 passou a autorizar a lavratura da escritura pública de inventário mesmo quando houver participação de menores ou incapazes, desde que sejam rigorosamente cumpridas certas condições normativas. “Entre os requisitos, está a atribuição do quinhão hereditário ou da meação em parte ideal de cada bem inventariado, além da manifestação favorável do Ministério Público. A norma também estabelece restrições à disposição dos bens ou direitos que pertençam ao menor ou incapaz”, afirmou a presidente da CAEC da OAB/RJ. O procedimento também deve respeitar integralmente as normas expedidas pela Corregedoria-Geral de Justiça do estado onde o ato for lavrado. “O ponto central é garantir que os direitos do menor ou incapaz sejam integralmente preservados e que a partilha não resulte em prejuízo aos seus interesses”, conclui Vanessa.
Regras atualizadas sobre o pagamento do ITCMD
As normas que envolvem o recolhimento do Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação sofreram modificações recentes de grande impacto prático para os contribuintes. Por meio da Resolução CNJ nº 695/2026, que alterou o artigo 15 da antiga Resolução CNJ nº 35/2007, o ordenamento jurídico passou a determinar que a lavratura da escritura pública de inventário e partilha não se encontra mais condicionada à comprovação prévia do pagamento do imposto estadual sobre a herança. “É importante destacar que estamos diante de uma alteração muito recente, cuja aplicação prática ainda precisa ser acompanhada. Isso porque o ITCMD é um tributo de competência dos estados e do Distrito Federal, e a legislação tributária de cada ente continua disciplinando questões como alíquotas, prazos, isenções, hipóteses de não incidência e demais obrigações fiscais”, advertiu a advogada.
A desobrigação da quitação prévia do tributo para a assinatura da escritura em cartório não desonera de forma alguma os herdeiros da responsabilidade principal pelo pagamento. A dívida tributária continua existindo e precisa ser rigorosamente apurada e quitada de acordo com as exigências específicas da legislação fiscal do estado ou do Distrito Federal competente. “A própria Resolução CNJ nº 695/2026 determina que as partes sejam orientadas quanto à obrigação tributária e que, caso o imposto não tenha sido previamente recolhido, o tabelião comunique a lavratura da escritura ao Fisco, no prazo de cinco dias ou conforme dispuser a legislação tributária”, finaliza Vanessa Suhett, reforçando a necessidade de cautela com os prazos fiscais locais.
